Elektroniczna ewidencja czasu pracy i elektroniczna karta czasu pracy

2
Dlatego też aktualne jest pytanie o możliwość prowadzenia ewidencji czasu pracy oraz karty czasu pracy w formie elektronicznej.

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. (Dz. U. 62, poz. 286) w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, w § 8 wskazuje jedynie, że ewidencja czasu pracy powinna być prowadzona w formie imiennej karty. Przepisy nie określają wzoru takiej karty, zatem wnioskować trzeba, że pracodawca może prowadzić ewidencję w dowolnej formie, pod warunkiem, że będzie ona zawierać wszystkie niezbędne i wymagane prawem informacje. Wobec tego należy uznać za dopuszczalne prowadzenie takiej imiennej karty w formie elektronicznej, z możliwością uzyskania wydruku na życzenie osoby uprawnionej do dokonywania kontroli, jak również na żądanie samego pracownika. Zatem w opisanym zakresie, za elektroniczną kartę ewidencji czasu pracy uznać trzeba zapis w programie komputerowym lub na innym nośniku multimedialnym, zawierający wszystkie określone w rozporządzeniu dane.

W odniesieniu zaś do samej listy obecności, która to z reguły stanowi podstawę do prowadzenia przez pracodawcę ewidencji, Kodeks pracy stanowi, że u pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników organizację i porządek w procesie pracy oraz sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy określają sami pracodawcy w regulaminie pracy (art. 1041 § 1 K.p.). Celem pozostawionej w tym zakresie swobody jest to, aby sposób potwierdzania obecności w pracy mógł uwzględnić przyjęte przez pracodawcę różne systemy organizacji pracy, czasu pracy oraz wymagania związane z profilem jego działalności, tak aby był on dostosowany do potrzeb konkretnego zakładu pracy. To pracodawca decyduje, czy pracownicy potwierdzają przybycie i obecność w pracy odbijając elektroniczną kartę obecności w urządzeniu technicznym, czy też składają podpis na liście obecności.

Wnioskować zatem trzeba, że dopuszczalne jest prowadzenie „list obecności” jedynie w formie elektronicznej, bez konieczności późniejszego ich drukowania i podpisywania przez pracownika. Ustawodawca nie ogranicza swobody pracodawcy w zakresie wyboru techniki dokumentowania rozpoczynania i kończenia pracy w poszczególne dni robocze. Pracodawca ma jedynie obowiązek ustalić w regulaminie pracy i powiadomić pracowników, z użyciem jakiej techniki dokumentować będzie przybycie do pracy i ich obecność w pracy.

Konkludując wspomnieć należy, iż prawidłowe prowadzenie przez pracodawcę ewidencji czasu pracy ma znaczenie przede wszystkim w perspektywie sporu z pracownikiem o wynagrodzenie za godziny nadliczbowe. Często bowiem pracodawca zapomina, że toku procesu o wynagrodzenie za nadgodziny na pracodawcy również spoczywa obowiązek dowodzenia w zakresie wykazania rzeczywistego czasu pracy wykonywanej przez pracownika (por. wyrok Sądu Najwyższego z dnia 11 listopada 2003 r. sygn. akt, I PKN 678/00). Jedynie udowodnienie wykonywania pracy w godzinach nadliczbowych będzie należało tylko do pracownika.

PODZIEL SIĘ